Проектне мислення для громадських організацій (Лекція в рамках “Школи демократичного лідерства-2023″)

Віктор Бобиренко, магістр з державного управління, екс-начальник головного управління молоді та спорту Сумської обласної державної адміністрації(2005-2010, 2015-2016), сертифікований тренер, директор громадської організації “Бюро аналізу політики”.

Ольга Резніченко, до листопада 2022 року – заступник начальника управління молоді та спорту Сумської обласної державної адміністрації, магістр публічного управління та адміністрування, сертифікований молодіжний працівник, тренер, співрозробник спеціалізованого тренінгу для публічних службовців молодіжної сфери, член робочих груп при Міністерстві молоді та спорту України.

Привіт! Якщо ти читаєш цей текст, значить ти маєш якесь відношення до такого процесу чи явища, як конкурс проектів інститутів громадянського суспільства.

А вірніше саме що не є пряме відношення, адже ти або представник організатора конкурсу проектів, або його партнер, або (і якщо чесно, ми на це розраховуємо найбільше) – учасник і переможець цього конкурсу.

Ким би ти не був, ми, колектив авторів, безмежно щасливі, що читаючи і працюючи з цим матеріалом, певний час ми будемо з тобою “на одній хвилі” і разом робитимемо корисну справу!

Отже! Пропонуємо вам робочий зошит, інструкцію, алгоритм, шпаргалку, порадник для тих, хто відповідально вирішив пройти непростий, але цікавий, корисний і захоплюючий шлях державного “грантоїда” (це так про вас думають ті хто, не дуже орієнтуючись в проектній діяльності та її значенні, не маючи власного досвіду і не прагнучі його здобути, впевнені у своїй експертності і праві на критику, ну коротше кажучи – заздрники))).

Але яка нам до них справа? Нам своє робити, і робити якісно!

Отже, запрошуємо у цікаву подорож!

Легкий вступ

Згадайте ту ситуацію, коли Ви придбаєте нову техніку і відкривши упаковку, дістаєте, вмикаєте і користуєтеся, будучи фактично впевненим у тому, що все знаєте про її функції і роботу, і читати інструкцію то зайве. Як говорив герой дитячого мультфільму “Ну подумаешь труба! Нажимай да дуй!”.

Впевнені, що рівень розвитку та освіти сучасних громадських діячів майже відповідає такому підходу до справи . Особливо коли мова йде про проектну діяльність.  І варто сказати, що частково такий підхід виправдано. Адже, якщо Вашим основним видом активності є саме громадська робота, тоді Ваші ідеї, ініціативи і активності в першу чергу матимуть вираз у проектній діяльності: розробці, написанні, поданні і реалізації проектів. І ті громадські активісти, які “давно в темі”, впевнені, що про проекти вони знають все! В колі “заядлих” бюрократів і чиновників (а часто і серед депутатів) Вас саме за таку проектну діяльність будуть називати “грантоїдом”.

АЛЕ! Згадайте, навіть якщо Ви тисячу разів користувалися якимсь дивом техніки, настає момент, коли все ж таки доводиться зазирнути в інструкцію (щось зламалося, чомусь перестала працювати, працює, але не так, дає не той результат тощо). Так і з проектною діяльністю: бувають різні ситуації, в решті решт різні донори, які призводять до різних умов написання і реалізації проектів.

Тому ми вирішили спробувати створити щось накшталт типової інструкції з написання проектів. Ми чудово розуміємо, що даний продукт не буде абсолютним та досконалим. Адже у кожного донора, громадського активіста, організатора конкурсу свій досвід, і в даному напрямку цей досвід доволі розширений, а головне – безмежний. Тому ми, окрім того, що пропонуємо Вам скористатися цим набором підказок, залучаємо до спільного доопрацювання цієї, сподіваємося корисної, брошури!

“Інструкція з написання проектів та сприяння їх успішній реалізації”

І почнемо ми з невеличкого “АЛЕ”! Перш ніж розповісти Вам, що таке “проект” і з чим його їдять, варто розповісти невеличкі секрети. Назвемо їх рецептами успіху Вашого проекту!

Умовно розподілимо весь успіх проекту на відсоткові співвідношення:

49% “Сам проект” – тут все зрозуміло. Якість написання, відповідність тематиці та пріоритетам конкурсу, лаконічність та точність викладання думки, реалістичність реалізації, заходи та засоби досягнення мети, відповідність кошторису, обрання цільової аудиторії, результативні показники – все це складові основного продукту, який Ви виносите на розсуд експертам. Тому левова доля успіху перепадає на те, як та під яким “соусом” Ви “подасте” основну страву. Але! Як і в гарному/негарному ресторані, успіх вечора залежить не лише від самої їжі, так і у проектній діяльності, досягаючи успіху, варто враховувати й інші чинники.

17% “Реноме організації” – це історія. Історія успіху, діяльності, перемоги Вашої організації. Якщо ця історія цікава і насичена – донор скоріше захоче з Вами співпрацювати. Якщо Ви – “нікому невідомий провінційний артист”, навряд чи Ваш талант (“проект”) стане цікавим акулам шоу-бізнеса (донорам)! Але і тут є певні особливості. У разі, якщо Ви подаєте заявку до міжнародного/недержавного (небюджетного) фонду (донору) – бажано це робити дійсно від досвідчених та позитивно «засвічених» організацій. Якщо Ваша не з таких, зверніться за допомогою до дружніх, але «стреляних» організацій. До тих, хто може похизуватися успішними проектами та роботою з фінансовими ресурсами. Якщо ж Ви працюєте з бюджетним донором, тут скоріше можливий варіант підтримки «молодих», але там обсяги коштів менші, а звітність і механізми їх реалізації важчі. Проте, робота з бюджетом – це безцінний досвід і чудова нагода для недосвідчених організацій почати будувати своє реноме. Знову ж таки, звертайте увагу на тематику та пріоритети конкурсу.

17% “Резюме керівника”. Сюди варто ще додати – резюме керівника та експертів, тренерів, виконавців заходів проекту. Думаємо, що довго цей пункт пояснювати не потрібно. Просто звертайте увагу на те, хто саме та з якою професійною біографією буде виконувати Ваш проект. Хто саме буде його захищати у разі публічного захисту. Обирайте правильно правильні фігури. Отже, бути амбітними на шляху проектонаписання безумовно варто. Але пам’ятайте, амбіції грають в “плюс” лише коли вони виправдані.

17% “А судді хто?”. Дана складова сигналізує Вам на наступне. Подаючи проектну заявку, поцікавтеся про склад комісії, що буде приймати рішення. Добре було б не лише навести певні довідки, але й намалювати собі психологічні портрети. Якщо, наприклад, Ви знаєте, що серед експертів є представники галузі освіти, не намагайтеся їм розповідати, що лише Ви знаєтеся на вихованні дітей. Або, якщо членом комісії є люди гуманітарної сфери, не “валіть” їх макро-економічними розрахунками та математичними формулами.

Коментуючи цю складову ми закликаємо Вас бути справжніми психологами, а іноді, навіть, фізіологами.

Ще одна невеличка порада у цьому розділі. Не варто робити ставку на те, що Ви когось із членів конкурсної комісії знаєте особисто. Повірте, частіше саме цей факторі зіграє в мінус, а не в плюс. Особливо коли організатором конкурсу є орган влади.

Ну а тепер мова піде про сам продукт нашої спільної праці.

По-перше, давайте визначимося, що таке проект. Вірніше, давайте створимо спільне бачення щодо визначення значення слова “проект”.

Ми пропонуємо таку інтерпретацію:

ПРОЕКТ – це послідовність дій в часі та просторі. Все просто. Послідовність цих дій (окремих заходів) передбачає їх пов’язаність між собою. А це значить, що вони мають бути об’єднані спільною метою. Тому, «мета проекту» – це один із основних і обов’язкових елементів будь якого проекту! Ураховуючи те, що дії, як ми домовилися, розтягнуті в часі та просторі, то логічним є те, що окрім мети, проект повинен мати якийсь план цих дій, із зазначенням дат та місць. Розумною термінологією це називається “хід реалізації проекту”, або “план проекту”. Також, виконання будь яких дій приводить до якогось результату, тому і розділом будь якого проекту є опис його “результатів”. Окрім того, слід розуміти, що Ваш проект в 99% будуть читати вперше, а тому в описовій частині Ви маєте розказати про що саме Ваш проект, довести, що він є потрібним та цікавим. Зазвичай ця інформація викладається у таких розділах, як: “анотація”, “актуальність”, “опис”. Обов’язково пам’ятайте, що Ваш проект – це не просто хаотичні дії, це дії та заходи спрямовані на вирішення проблеми певної цільової аудиторії! Тому: “опис проблеми та опис цільової аудиторії” проекту – це обов’язкові розділи для написання!

Але, щоб не зупинятися на кожному кроці хаотично, згадуючи, що може вимагатися під час написання проекту, пропонуємо Вашій увазі скористатися певною схемою, що в більшій мірі відображає та узагальнює основні вимоги до написання проектної заявки, що є притаманними для всіх донорів. А уже далі більш детально ми розповімо, як кожну із складових цієї схеми оформити максимально вірно та грамотно.

МЕТА проекту.

Мета – це по суті один із ключових розділів. Він, зазвичай, прописується 1 реченням. І здавалося – це зовсім не важко. Проте! Часто найважче в одне речення вкласти всю суть проекту! І часто, саме цей розділ – найпідступніший, бо часто його прописують невірно. Мету часту плутають з шляхами та формами роботи, які будуть застосовуватися для досягнення цієї мети. Не варто, також, в меті проекту розписувати покроковий план дій або детальний опис. Для цього є інші розділи. Не варто писати кілька цілей відразу. Ви не Гай Юлій Цезар. Можливо Вам вдасться в одному проекті убити двох зайців, але не більше це точно!

Далі ми наведемо приклади успішно і невірно прописаної мети, щоб стало більш зрозуміло.

1. “Розробка та виготовлення збірки методичних матеріалів на тему: “Як написати проект та зробити його успішним” для громадських організацій області.
2. Підвищення рівня обізнаності та спроможності інститутів громадянського суспільства шляхом розробки, виготовлення та розповсюдження збірки методичних матеріалів на тему: “Як написати проект та зробити його успішним” та проведення серій відповідних тренінгів для них.

Для зручності надаємо стислий перелік слів, якими може починатися опис мети проекту: підвищення/зниження, сприяння, збільшення/зменшення, подолання, розвиток, поліпшення ну і т.д. і т.п.

Завдання проекту.

В цьому розділі потрібно чітко, але більш детально розписати те, що Ви зробите відповідно до мети. Не плутайте цей розділ з ходом/планом реалізації. Тобто, “відбір учасників”, “проведення табору” – це заходи в рамках проекту, а от “охоплення тренінговим навчанням”, “вивчення рівня зацікавленості аудиторії”, “підвищення рівня умінь, знань та навичок”, “проведення дослідження” тощо – це завдання.

Актуальність проекту. Опис проблеми.

По-перше, зауважимо, що часто розділи “актуальність” і “опис проблеми” є двома окремими в аплікаційній формі. Але якщо, навіть, немає окремого пункту «опис проблеми», рекомендуємо про це написати в пункті про актуальність. Адже по великому рахунку Ваш проект, особливо коли мова йде про соціальні проекти (а молодіжні саме такими і є), автоматично мається на увазі, що Ваш проект покликаний вирішити якусь проблему або поліпшити стан справ в чомусь, чи десь. Про це далі.

Актуальність. Про що має йтися у цьому розділі? Щоб вірно написати його, Ви маєте розуміти для чого і для кого Ви це робите. Уявіть, Ваш проект потрапив в руки одному із членів конкурсної комісії, або людині, яка технічно має опрацювати всі проекти подані на конкурс. Що один, що інший окрім Вашого, має ще прочитати не один десяток таких проектів, і не факт, що Ваш проект потрапить до їх рук першим. Як Ви вважаєте, чи буде у когось бажання (а часто – і фізичні можливості) читати багато тексту і мандрувати стежками Вашої фантазії? Впевнено стверджуємо – НІ! Проте, доволі часто, саме в анотації, або стислому описі намагаються віднайти максимальну інформацію про проект. Тому вважайте, що цей розділ – це треллєр до Вашого проекту. Тут Ви маєте максимально конкретно викласти що, для кого, навіщо і як ви плануєте зробити. За обсягом цей  розділ не повинен перевищувати ½ – 2/3 сторінки. За змістом – тезово, без так званих “взвєйся – розвєйся” і “о том, как космические корабли бороздят просторы нашей вселенной”! Ми розуміємо, що Ви максимально обширно прагнете донести свою точку зору! Але краще зробіть це під час публічного захисту (якщо такий передбачено). Знаєте, як досвідчені режисери масових заходів класифікують варіанти фінальних пісень? Вони можуть бути, або “соплі по екрану”, або “маршем по вухах”!:) Так от, опис/актуальність Вашого проекту – це “маршем по вухах”!

Важлива підказка (як в даному розділі, так і в розділі “опис проблематики проекту”): щоб бути більш переконливими та показати свою компетентність в питанні (проблемі) пишіть за правилом “менше букв – більше цифр”. Тобто, використовуйте цифрові статистичні дані. Наступним розділом, на який будуть максимально звертати увагу експерти та члени комісії – кошторис! А там важливо розуміти, що кошти Ви просите виходячи з якихось конкретних розрахунків. І ще одне: можливо член комісії і не буде повністю компетентним у темі саме Вашого проекту, але він, як людина розумна (переважно), буде розуміти, що одним проектом не можливо врятувати всіх! Тому конкретизуйте і прив’язуйтеся до статистики!

Опис проблеми проекту.

Фактично рекомендації до попереднього розділу чудово підійдуть і для цього. Варто додати, що описуючи проблему, не потрібно “наганяти страху” і “давити на сльозу”. Пам’ятайте, Ваш проект читають не зовсім безглузді люди. Часто – це досвідчені громадські діячі і експерти. Вони “шарять в тємі”. Не глобалізуйте, але і не зводьте проблему проекту до “відсутності лампочки у під’їзді”.

Будьте максимально наближеними до реалій. Також, варто враховувати пріоритети донора. Ваш проект може по суті і формам діяльності підлягати під кілька пріоритетів, але описуючи проблематику, враховуйте пріоритет саме даного конкурсу. Ну наприклад, за формою організації проект полягає у проведенні наметового табору. Але! Це може бути “тренінги з питань протидії торгівлі людьми, що проводяться в умовах наметового табору”, а може бути “наметове таборування, як спосіб облаштування платформи для неформальної освіти молоді”.

Все залежить від тематики і пріоритетів донора!

Опис цільової аудиторії проекту.

Що така (чи хто такі) цільова аудиторія проекту? Власне, це ті люди, для яких і заради яких Ви придумали і вирішили реалізувати проект. Під час опису цього розділу варто врахувати кілька моментів. По-перше: учасники (цільова аудиторія) проекту можуть бути безпосередніми та опосередкованими. Безпосередні учасники це ті, які будуть точно задіяні до участі у проекті і під кількість яких будуть розраховані більшість статей витрат за кошторисом. Опосередковані учасник – це ті люди, які отримають певний соціальний ефект чи користь від вашого проекту, але які не будуть брати участь у його основних заходах. Знову ж таки – «козиряйте» цифрами, а не абстрактними фразами. Будьте конкретними.

Приклади

1. Учасниками проекту “Тренінги з адаптації” стануть старшокласники загальноосвітніх шкіл України. В чому помилка: Скільки старшокласників? Всіх шкіл? В Україні дуууже багато шкіл, а старшокласників в них ще більше. Ви дійсно охопити всіх??? “Нє вєрю!”. Ефективним є тренінг для групи максимум 25 осіб!
2. Учасниками проекту “Тренінги з адаптації” стануть 96 старшокласників з 8 областей України (по 12 з кожної області), що будуть відібрані шляхом проведення попереднього анкетування та конкурсу есе на тему “Яким я бачу своє майбутнє”.

Думаємо різниця очевидна і зрозуміла.

Описуючи цільову аудиторію ОБОВ’ЯЗКОВО опишіть, яким чином Ви відбиратимете учасників, чому саме стільки? Що Ви робитимете, якщо не наберете стільки учасників, скільки запланували? Не пишіть загальні фрази “ми охопимо проектом усіх дітей пільгових категорій”! Запам’ятайте – не можливо врятувати всіх!!! Якщо навіть Ви не опишете це в текстовій частині проекту, будьте готові відповісти на це питання, адже це дійсно важливо. По-перше, донор має бути впевненим, що учасники дійсно відповідають меті, змісту проекту. По-друге, підхід до відбору безпосередніх учасників повинен бути обґрунтованим таким чином, щоб була впевненість у цільовому використанні коштів.

Очікувані результати.

Результати проекту є невід’ємною ого частиною. Адже, коли ми щось хочемо зробити, шукаємо для цього ресурси, використовуємо їх, в першу чергу варто в своїй голові тримати одне із головних, на нашу думку, питань: “Щоб що???”

Власне відповідь на е питання і є результатами Вашого проекту. Але ми спробуємо про це написати не настільки примітивно і стисло.

Щоб простіше було орієнтуватися, пропонуємо Вам схему класифікації результатів проекту.

Тобто, коли Ви пишете свій проект, його мету і завдання, коли плануєте вирішити певну проблему, і при цьому Ви просите у донора кошти (або інші ресурси) на реалізацію цілей та завдань, Ви маєте чітко розуміти, яким чином Ви переконаєтеся самі і доведете  донору, що кошти витрачені ефективно, а мету досягнуто. І саме ці моменти мають відображатися у Ваших результатах. Короткострокові результати мають відображати фактичне виконання завдань проекту.

Наприклад: якщо ви плануєте провести тренінги для 60 студентів, то короткостроковим результатом стане “охоплення навчанням 60 осіб з числа студентської молоді”. А от довгостроковим – “підвищення рівня комунікації серед студентського самоврядування та адміністрації ВНЗ” (якщо тема  тренінгів була “комунікації”).

Кількісні показники логічно мають характеризуватися цифровими значеннями і бути тісно переплетені з кошторисом проекту. Тобто, якщо Ви передбачали витрати кошти на друк 1000 буклетів, то і кількісним результатом має стати “Розроблено, виготовлено та розповсюджено 1000 буклетів серед старшокласників обраних областей на тему: “Моя майбутня професія” (прив’язка до теми – як приклад).

Якісні показники відображають результат мети проекту, характеристику отих чарівних слів, з яких може починатися мета. Тобто, якісним результатом проекту може стати “підвищено рівень знань студентів перших курсів щодо адаптації під час першого року навчання у ВНЗ та проживання у новому місці”, або “створено систему моніторингу якості реалізації молодіжної політики” ну і таке інше.

Ви будете виглядати компетентно, якщо зазначите ще і методику виміру показників, або моніторинг результатів. Ну щодо кількісних зрозуміло, а щодо якісних, Ви можете провести анкетування до та після реалізації проекту, можна провести фокус-групи, дослідження, он-лайн опитування тощо. А ще варто наводити аргументи щодо життєздатності проекту після його завершення (це і  є довготривалим результатом по суті).

Знову ж таки звертаємо Вашу увагу – не будуйте нереальних планів! Краще менше, але краще!).

План або хід реалізації проекту

А от цей розділи саме для того, щоб чітко розписати заходи проекту. Щоб Вам було легше це робити – орієнтуйтеся на просту схему. Весь хід реалізації проекту (будь якого)  поділяється на етапи:

На підготовчому етапі Ви: створюєте оргкомітет, відбираєте та формуєте групи учасників, анонсуєте про проект, замовляєте місце проведення та підготовлюєте його, розробляєте макети поліграфії тощо.

Під час основного етапу Ви реалізовуєте основний вид діяльності: проводите тренінг, табір, похід, фестиваль, виготовляєте та розповсюджуєте інформаційну продукцію, показуєте виставу, проводите дослідження тощо.

Заключний етап в переважній більшості представляє собою звітування по проекту. Ви готуєте творчі, фінансові, моніторингові звіти. Ви, також, можете промоніторити ефективність вашого проекту шляхом анкетування учасників. Ви проводите заключні звітні заходи (прес-конференції, круглі столи тощо).

Способи інформування/медійний план

Щоб Вам було більш зрозуміло про що писати в цьому розділі , спробуємо пояснити навіщо це робити. А далі, розкажемо, як це робити краще, сучасніше та ефективніше.

По-перше, для бюджетних донорів, таких як ми (хоча, власне, і для небюджетних також) важливо показувати (це навіть є вимогою чинного законодавства), що бюджетні, а вірніше публічні кошти, тобто кошти платників податків, витрачаються чесно, цільово, ефективно, прозоро. Тобто, якщо Ваш проект підтримано фінансово за рахунок коштів бюджету будь-якого рівня, не просто бажано, а потрібно показувати, що ці кошти використовуються за призначенням, тобто що проект відбувається, і відбувається саме так, як передбачено. Одним із дієвих способів це довести і є інформування громадськості про його початок, хід та результати.

Більш того, підписуючи угоду про співпрацю з бюджетним донором, Ви зобов’язані будете повідомляти про початок Вашого проекту, дати та місце проведення основних заходів, запрошувати представників і донора, і незалежної громадськості для моніторингу успішності проекту.

Це все в більшості і для того, щоб довести – бюджетні кошти виділено не дарма і використані за призначенням. А для таких донорів, як. Наприклад, ми, це зайвий аргумент для того, щоб лобіювати виділення бюджетних коштів на підтримку Ваших проектів у наступному році.

По-друге, інформування громадськості про Ваш проект може дійсно допомогти Вам із пошуком учасників (на підготовчому етапі), залучити партнерів та привабити спонсорів. Зрештою, Ваша діяльність і Ваша організація завдяки якісному інформуванню забезпечить свою життєздатність і спроможність, а можливо і стане джерелом прибутку, або дасть життя новим проектам.

Тобто в цьому розділі Вашої проектної заявки Вам потрібно у вигляді плану розповісти, як, в який спосіб, через які джерела Ви будете інформувати про всі етапи проекту і що це дасть. Тут було би добре докласти лист-підтримки від якогось із ЗМІ.

В цьому робочому зошиті Ви зможете знайти окремий розділ від професійного СММщика щодо порад про ефективні інформаційні кампанії. Впевнені – вони точно стануть  Вам у нагоді!

Партнери проекту

Тут не будемо зупинятися довго, адже все доволі зрозуміло. Для наглядності наведемо приклад.

Автор одного з проектів, який займається розробкою різних програм для комп’ютерів та телефонів, запропонував проект суть якого полягала в навчанні вчителів шкіл шукати, опановувати та активно та ефективно користуватися різними цифровими інструментами для того, щоб більш якісно, сучасно і доступно організовувати навчальний процес для дітей в онлайн режимі. Як на нашу думку – ідея супер, а головне – на часі. Але так само всі розуміли, що цільова аудиторія – вчителі – це доволі специфічна група. До них, по-переш, потрібен грамотний підхід (ну подумайте як воно – вчити вчителів), а по-друге, щоб проект реально відбувся повинні бути певні дозвільні моменти мінімум від керівництва закладів освіти, максимум – від органу, який координує освітні процес на відповідному рівні. Проте, автор проект з впевненістю заявляв, що його ідея унікальна, і лише він здатен самотужки її реалізувати. А відтак – партнерства він не лише не потребує, але й категорично уникає. Здогадайтеся якою була доля цього проекту?

Отже, Вашу професійність та серйозність намірів однозначно підкреслить наявність в проекті партнерів у вигляді різних установ та організацій. І навіть якщо Вам здається, що таких партнерів не може бути, це не так. Адже ми майже на 100% впевнені, що Ваша громадська організація не має настільки потужний ресурс, щоб покривати всі потреби проекту. А це і приміщення, і кадри, і інформація, і матеріальна база і багато іншого.

Ну а якщо говорити про професійно якісні проекти, то Ви на стадії планування повинні передбачати партнерство. І це буде свідченням, а вірніше гарантією якості та реалістичності Вашої ідеї.

Але при цьому, не забувайте, якщо Ви заявляєте у Вашій проектній заявці про партнерство, Ви маєте це підтвердити відповідними листами – підтримки. Наприклад, коли досвідчені ГОшки подають проекти на участь у великих міжнародних грантових конкурсах, великим плюсом до проект є лист-підтримки від якогось державного органу.

Кадрове забезпечення

Ми не помилилися! І не переплутали! Ми свідомо після 9-го розділу публікуємо 11-й. Чому? Бо найцікавіше (“БЮДЖЕТ (або КОШТОРИС) ПРОЕКТУ”)  хочемо залишити на останок! І не тому, що мова йтиме про гроші, а тому, що слід привернути додаткову увагу на те, яким чином їх можна використовувати і як зробити це ефективно.

Але зараз пару слів про кадровий потенціал, чи кадрове забезпечення Вашого преокту.

Про це ми уже трішечки говорили, коли розповідали Вам про складові успіху проекту (пам’ятаєте «реноме проекту»). Отже сподіваємося Ви зрозуміли, що підтвердження професійності основних виконавців і залучених відповідно до тематики і змісту фахівців є край важливим компонентом.

Щоб Вам було легше орієнтуватися як саме писати цей розділ, згадайте, чи зверніться до розділу “План реалізації проекту”. Саме там Ви описували конкретні практичні заходи та відповідальних за них. А значить саме від них можна відштовхуватися, щоб розуміти, які фахівці Вам потрібні і хто буде виконувати ту чи іншу функцію.

При цьому, майте на увазі, якщо для реалізації якогось з етапі головним є функція, яку має виконувати той чи інший виконавець, головне зазначити, що саме такий спеціаліст буде залучений. Наприклад, якщо основною формою роботи в проекті є байдарковий сплав і наметовий табір, Ви обов’язково маєте передбачити залучення до команди кадрів медика, інструкутора та кухара. При цьому для експертів не буде важливим персоналії цих фахівців. Головне, щоб Ви обов’язково таких передбачили і залучили.

А якщо основними заходами, наприклад, будуть конкретні тематичні тренінги, чи лекції, тут важливим буде залучати трененрів чи експертів, які мають досвід, статус, репутацію у відповідній сфері. А значить, описуючи кадрову спроможність, важливо не лише залучати таких фахівців, а і називати хто саме буде виконувати цю роль. При цьому бажано (а іноді обов’язково) потрібно докладати резюме цих фахівців.

Життєздатність, або перспективи проекту

Працюючи з цим розділом Ви повинні розуміти наступне. Переважно проектна діяльність для Вас скоріше за все буде пов’язана із соціальними ініціативами, тобто Ваші проекти повинні мати якесь соціально важливе значення чи вирішувати якусь проблему. Для цього донор планує надати Вам фінансовий ресурс. Але надаючи ресурс, тобто вкладаючись у Вашу ідею, донор в певному розумінні є інвестором. А для будь якого інвестора важливо розуміти, що вкладені ним інвестиції у майбутньому будуть працювати, після того, як цей інвестор припинить свою ресурсну підтримку. Це, власне, є однією із особливостей саме проектної діяльності – здатність ідеї чи результатів проекту жити і приносити користь після завершення періоду основного чи базового фінансування.

В іншому випадку, якщо таку життєздатність чи перспективу не показати, Ваш проект буде схожим на захід, тобто якусь важливу, але одноразову активність.

А ви ж пам’ятаєте, що проект – це послідовність дій в часі та просторі. А коли Ви щось плануєте, на старті давайте відповідь на ключове питання – “Щоб що?”

Отже, коли Ви заповнюватиме цей розділ, Ви уже будете розуміти (зробите логічний висновок), що основне в проектній діяльності не отримати ресурс, а зробити так, щоб цей ресурс міг працювати після свого завершення.

Додатки.

Ну тут навіть не витрачатимемо Ваш час. Сюди Ви докладаєте ОБОВ’ЯЗКОВО все, щодо просить донор (наприклад: копії установчих документів, історію організації, резюме керівника проекту та основних виконавців), та БАЖАНО інші документи, що підтверджують Вашу спроможність цей проект реалізувати (фото і відео з попередніх подібних проектів, листи підтримки тощо).

Бюджет проекту.

Нарешті поговоримо про найцікавіше. Про те, через що Вас – шановні громадські діячі, часто називають “грантоїдами”! Далі мова йтиме про гроші. Яким чином формувати кошторис проекту, як робити розрахунок, і які, власне, статті витрат включати, щоб донор захотів дати Вам ці гроші!

Особливу увагу ми хочемо приділити співпраці з бюджетним донором, адже ті громадські організації, які мають досвід роботи з бюджетними грошима автоматично підвищують свою спроможність, бо це певна “школа життя”. Тому в цьому розділі хочемо озвучити такі особливості на прикладі сфери молодіжної політики (ну бо саме в цій сфері конкурси проектів є найпопулярнішими сере державних донорів).

Спочатку озвучимо певні загальні характеристики і правила.

• Бюджет проекту має бути логічним відображенням мети , завдань і очікуваних результатів! Це ми пояснювали.
• Краще, якщо бюджет проекту буде розписано детально із розрахунками, аніж загальними цифрами. Не полінуйтеся, пропишіть, як в школі, яким чином Ви рахували ту чи іншу статтю витрат.
• Дружня порада: хай Ваш загальний бюджет проекту буде прописаний без заокруглень. Тобто, згадайте старий маркетинговий хід: 1000 грн. – це ОГО!, а от 999,99 грн. – це “Ура, знижка!”
• Будь який донор (частіше як обов’язкову вимогу) просить показати власний внесок організації в проекті. Ми точно просимо! Часто зазначається відсоток цього внеску (для проектів, що Ви подаватимете на наші конкурси – цей відсоток становить не менше 15).

Але! Формуючи цю частину бюджету Ви маєте розуміти, що власний внесок не обов’язково повинен мати грошовий вираз. Ну наприклад, якщо Ваша організація має певну кількість туристичного обладнання, Ви сміливо можете писати це у власний внесок, але прорахувати це у грошовому еквіваленті. Частіше за все у звітних документах донор буде просити підтвердження власного внеску (документальне) (Ми – будемо!).

Власне, у нормативному документі, що регламентує проведення конкурсів проектів за рахунок бюджетних коштів прямо так  написано (цитуємо):

“Переможець конкурсу, який отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, бере участь у співфінансуванні програми (проекту, заходу) в розмірі не менше 15 відсотків загальної суми коштів, необхідних для виконання (реалізації) програми (проекту, заходу).

Внесок для виконання (реалізації) програми (проекту, заходу) може здійснюватися переможцем конкурсу, який отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, як матеріальні чи нематеріальні ресурси, у тому числі як разові, періодичні, цільові внески та відрахування засновників і членів, оплата вартості приміщення, техніки, обладнання, проїзду“.

Тому, хай Вас ці 15% не лякають. Це не обов’язково мають бути гроші напряму. І знову ж таки, саме цей розділ кошторису Вашого проекту тісно пов’язаний з розділом “Партнери проекту”, адже саме надання організаціями певних ресурсів для Вашого проекту, що складатимуть 15% бюджету проекту, і будуть прикладом партнерства.

На завершення ліричного відступа про валсний внесок, наведемо приклад того, яким чином робити не варто.

На участь в одному із конкурсів подала пропозицію одна громадська діячка поважного віку (ну а що, ми ж працюємо і з молоддю, і з тими, хто працює для молоді, тому вік – це не показник). Вона принесла проект написаний від руки, і довго розповідала про геніальність власної ідеї. І коли орагнізатори запитали про власний внесок, пані впевнено, і навіть дещо здивовано відповіла: “Ну як який власний внесок??? 1 мільйон гривень! Ну як що це буде? Так я оцінюю свій власний труд, свою творчість, свій креатив!” І не посперечаєшся ж))

Йдемо далі. Щоб нам було легше орієнтуватися – представляємо Вашій увазі певну схему формування бюджету проекту. Зауважимо, що ця схема є логічною, але не типовою. Так, для Конкурсів, що проводяться за бюджетні кошти, зазвичай не притаманні Адміністративні витрати, натомість як для Міжнародних донорів проект є абсурдним, якщо цих витрат не має. Цей “феномен”, напевно, є відголоском пострадянського режиму…нажаль. Але ми впевнено крокуємо до того, щоб бути рівнозначними донорами!

Адміністративні витрати.

Коли Ви громадський діяч – керівник проекту, Ви, напевно, витрачаєте немало часу для того, щоб цей проект відбувся. Тобто Ви – працюєте. А в цивілізованому суспільстві робота має оплачуватися. А якщо Ви – відповідальна громадська організація, ще й з певним досвідом, Ви маєте усвідомлювати, що не варто мішати “мух з котлетами”, тобто не можливо якісно і проект реалізовувати, і здійснювати фінансову діяльність в рамках проекту (укладати договори, набирати “платіжки”, здійснювати перерахунок коштів через банківські установи, робити звіти і вчасно їх подавати тощо). Цим має займатися бухгалтер з “клепкою в голові”, якому теж варто платити.

Тому до адміністративних витрат належить заробітна плата як мінімум керівнику і бухгалтеру проекту. Нагадаємо  – міжнародні донори розуміють це і готові за це платити в межах виділених кошті. Наша держава, поки що, переконана, що ця діяльність – є яскравим проявом ентузіазму і має здійснюватися виключно на волонтерських засадах.

Теж саме (ну щоб не витрачати Ваш час) відбувається із витратами, спрямованим на оренду офісу і його утримання. Міжнародний донор за це готовий платити, бюджетні Конкурси сприймуть це, як власний внесок.

Іноді до адміністративних витрат також відносять витрати на відрядження, які не пов’язані з проектною змістовною діяльністю. Ну, наприклад, це можуть бути відрядження для навчання у донора, чи підписання договору про співпрацю, чи звітування.

Проектні витрати.

Проектні витрати – це витрати, що пов’язані конкретно із заходами в межах Вашого проекту. Не часто у Конкурсах (чи то за гриві, чи то за долари/євро) донор готовий платити за такі статті, як придбання чогось глобального (так звані капітальні видатки), або, наприклад за ремонти чи будівництво (хоча є і такі Конкурси). Але! Частіше за все Конкурси мають соціальне спрямування і статті витрати там відповідні. Власне, ми є організатором саме таких конкурсів і в цьому посібнику проводимо інструктаж саме для нашої цільової аудиторії.

Щоб легше було зорієнтуватися на що саме Вам просити гроші, пропонуємо перелік тих статей та норм, які можуть бути проплачені за рахунок бюджетних коштів. Чому так? Бо найближчий реальний і стабільний Конкурс проектів в якому Ваша організація може спробувати сили – це державні, обласні, місцеві конкурси проектів у сфері молодіжної політики та національно-патріотичного виховання. І повірте – якщо Ви навчитеся працювати з бюджетними грошима, всі інші конкурси для Вас будуть – “квіточки і насіннячко”!

Перелік та норми основних статей витрат, що можуть бути підтримані в галузі “МОЛОДЬ” за рахунок бюджетних коштів.

Оплата послуг залучених спеціалістів (з нарахуваннями): передбачаються тільки для оплати послуг спеціалістів, що залучаються для підготовки, реалізації проекту (заходу) на підставі цивільно-правових договорів. Чесно – за бюджетні кошти це головний біль! (див. тему “Адміністративні витрати”).

Звісно, Ви можете таку статтю витрат передбачати. Але, Вам, Вашій ГОшці потрібно мати більш-менш тямущого юриста чи кадровика, щоб грамотно укласти цю угоду ЦПХ. Фактично, Ви будете приймати людей на роботу на час реалізації проекту, а значить – зобов’язані, навіть на зовсім невеликий період та за зовсім невеликі гроші дотримуватися трудового законодавства. Закладаючи кошти на такі статті витрат Ви повинні не лише грамотно розрахувати вартість, знову ж таки з урахуванням норм законів і тарифів про працю, але й передбачити кошти на відрахування (податки) із заробітної плати.

Витрати на проїзд. Ця стаття передбачає, що Ви плануєте в межах проекту їздити автобусами чи потягами, або так планують їздити учасники Ваших проектних заходів.  І в рамках проекту Ви можете компенсувати вартість квитків. При цьому, є правило: вартість квитків компенсується лише за наявності оригіналів проїзних документів, лише в межах України, окрім квитків на потяги Хюндай, Інтерсіті, вагонів СВ та Люкс класів.

Добові. Сьогодні це фіксована законодавством України сума, що становить 300.0 грн./людину/добу. Не більше, не менше!

Ця стаття витрат може сплачуватися тоді, коли проект передбачає, що його учасники поїдуть в інший населений пункт на участь у певних заходах.

Цікавий факт: до кінця грудня 2021 року сума добових в Україні становила 60 грн., а не 300 грн.))

Харчування учасників.

Ті, хто має досвід роботи з бюджетними грошима в молодіжній сфері цю статтю витрат “полюбляють” особливо! Знаєте чому? Бо уже багато – багато років молодь на заходах харчують із розрахунку 123 грн./людину/добу (а для таборів, походів, вишколів, сплавів 86,10 грн./людину/добу). Це в тому випадку, якщо програма Вашого проекту щодня розрахована зранку і до 22.00 год.

При цьому, для сплати саме послуг з харчування Вам необхідно буде укласти договір з надавачем такої послуги, підписати акт виконаних робіт і докласти меню, де ці “шикарні” 123 грн/людну/день будуть розписані на сніданок-обід-вечерю.

Доречи, саме на прикладі цієї статті витрат настав час озвучити одне із головних правил бюджетного фінансування проектів та заходів.

Звучить воно так: “Спочатку ми дітей годуємо, а тоді купуємо продукти”.

Мається на увазі, що бюджетні кошти, особливо ті, що передбачені на оплату послуг, сплачуються лише ПОСТФАКТУ. Тобто, спочатку Ви реалізовуєте проект, і лише потім (і то не відразу, а протягом місяця в кращому випадку) відбувається оплата. Ви маєте про це знати, пам’ятати і попереджати надавачів послуг.

З товарами ситуація дещо інша, їх можна (якщо це обґрунтовано) придбавати ДО проекту, але і це трапляється не часто.

Проживання учасників.

Ця стаття витрат сплачується, як послуга і є доволі зрозумілою. Чи встановлені норми? Так, на сьогодні проживання учасників проектів може приплачуватися із розрахунку не більше 900 грн./людину/добу.

І тут звертаємо увагу на оди нюанс: якщо захід проекту у Вас триває 3 дні, то харчуємо учасників ми три дні, а живуть вони 2 добі!

Оренда приміщення, території, споруд, місця проведення проекту, обладнання та апаратури тощо.

Це також послуга. Розраховується вона, зазвичай, або погодинно, або поденно.

Але є один момент: за рахунок бюджетних коштів можна сплачувати лише оренду, але не суборенду..

Художнє оформлення місць проведення заходу.

Така стаття також має місце бути. Сплачується, як послуга. Розраховується, зазвичай, як вартість за послугу.

І в кошторисі бажано, а в договорі обов’язково Ви (чи вірніше надавач цієї послуги) повинні розписати специфікацію: що саме входить в ці 15000 грн.

Оплата транспортних послуг.

Поширена стаття витрат. За рахунок бюджетних коштів Ви моежете сплачувати в рамках проекту погодинні чи покілометрові транспортні послуги. Не оплачуються паливно-мастильні матеріали та простой транспортного засобу.

Але коли які послуги передбачати?

Якщо в рамках проекту, який відбувається в м.Львів, Ви хочете возити учасників (а їх, наприклад, 60) на екскурсії по м.Львів, Ви в кошторисі передбачаєте погодинний розрахунок.

Якщо ж в рамках проекту, передбачено, що 100 учасників зберуться в Києві і будуть їхати із Києва, наприклад, в Бучу, передбачаємо уже покілометровий розрахунок:

Оплата поліграфічної продукції.

Зрозуміла стаття. Тут Ви можете передбачати будь що, що буде друкуватися. Це можуть бути  банери, роздаткові матеріали, щось (блокноти, сумки, футболки) з логотипом проекту, якісь методички, буклети тощо. Розраховується, зазвичай, як вартість за одиницю на кількість одиниць. Зрозуміло, якщо це банер проекту, то його ми друкуємо один. Якщо це роздатка, її ми друкуємо по кількості учасників.

Передбачаємо, також, друк зайвих парочку примірників для звіту.

Обов’язково макети поліграфічної продукції повинні містити або назву (лого) донору, або назву проекту, а краще і перше, у друге.

Поліграфічна продукція – це товар. Тому для сплати і звітування ви оформлюєте договір, накладну і додаєте відомість видачі цієї продукції.

Інформаційні послуги.

Тут мова йде про послуги, що  включають у себе витрати на доведення інформації до споживачів з метою задоволення їх інформаційних потреб шляхом поширення аудіо-, відеоматеріалів, друкованої продукції у засобах масової інформації та інших інформаційних джерелах, у тому числі на носіях зовнішньої реклами з виготовлення інформаційних матеріалів.

В переважній ільшості за цією статтею витрат планують зйомку та виготовлення відео продуктів (роликів, фільмів).

Розрахунок здійснюється, переважно, за 1 хвилину.

Придбання канцелярських, господарчих, швидкозношуваних товарів, медикаментів та перев’язувальних матеріалів.

Також, думаємо, зрозуміла стаття витрат. Розрахунки проводяться так, як і в попередньому пункті. Документи аналогічні.

Єдиною особливістю, напевно, є те, що якщо Ви передбачаєте придбання медикаментів та перев’язувальних матеріалів (наприклад для проведення вишколу), у вас в команді має бути медик.

Придбання призів та сувенірів.

Здавалося б, чудова стаття витрат. Адже Ваші ідеї часто передбачають проведення активностей, де будуть переможці. І їх хочеться чимось заохотити. Але в цій статті витрат є суворі обмеження і встановлені норми для проектів і заходів різних рівнів. Вони наведені в таблиці нижче.

Також, кошти на придбання заохочувальних призів передбачаються з урахуванням фінансових можливостей у розмірах, установлених для ІІІ особистого місця, із застосуванням коефіцієнта 0,9 (це 36 грн.) Кількість таких призів не може перевищувати 10 відсотків кількості учасників, які виборюють першість.

Видатки для придбання подарунків, пам’ятних сувенірів для учасників масових проектів, заходів, присвячених відзначенню свят, ювілейних дат, урочистих подій, визначаються відповідно до норм, установлених для заохочувальних призів, та з урахуванням фінансових можливостей.

Прокат костюмів, одягу;

Стаття витрат оформлюється, розраховується і звітується, як послуга. Тому зупинятися не будемо. Все доволі стандартно.

Інші витрати, що обумовлені специфікою проведення конкретного проекту чи заходу (зокрема: звуко, світлотехнічне, сценічне забезпечення, інформаційно-консультативні послуги, послуги з фото та відео зйомки тощо).

Все передбачити неможливо, але тут зазначимопро одну статтю витрат, яка особливо цікавить досвідчених громадських діячів.

Серед “грантоїдів” вона звучить, як гонорари!

І дійсно, для небюджетних донорів це абсолютно прийнятна, адекватна і виправдана стаття витрат, якщо Ви для Вашого проекту потребуєте послугу експерта, тренера, інструктора, яка надається разово. І для цього немає потреби в укладанні угоди ЦПХ.

В історії з бюджетними проектами таке теж можливо. Такі послуги, зазвичай, і зазначаються, як “інші” і можуть звучати, як “інформаційно-консультативні послуги з проведення тренінгу”, або “послуги інструкторів/тренерів”.

Розраховуються, як правило, як вартість за годину.

Важко визначити якою має бути вартість цієї години. Зазвичай у калькуляцію закладають: підготовку тренера, його доїзд, проживання, харчування, роботу (але тоді квитки, проживання і харчування в кошторисі не розраховується на тренерів окремо). Іноді користуються законодавчими нормативами погодинної оплати праці працівників всіх сфер і видів економічної діяльності. Розрахунок там доволі важкий, але на сьогодні це близько 200 грн/год. (але це без урахування дороги, харчуванні я проживання).

Фактично це і є найбільш розповсюджені статті витрат під час реалізації проектів різних форматів. Всі розрахунки за кожною і статей варто робити детально, ураховуючи кількість людей, днів, кілометрів, годин, штук тощо.

Власне, це напевно і все, що ми хотіли Вам розповісти у цій “інструкції”. Сподіваючись на те, що Ви дійшли до кінця нашої спільної праці, і розуміючи, що це лише сподівання, ми хоча б повіримо, що Ви, як і експерти, читатимете хоча б це й висновок.

На останок ми зазначимо: Ви маєте розуміти, що сісти і написати проект – це час, і це не просто. Але це час, витрачений не дарма. Бо в першу чергу – це досвід. А досвід – це штука, яку не купиш за гроші, але, як відомо, і не “проп’єш”.

Тому! Ви маєте розуміти і вірити, що стукаючи в більшу кількість дверей, шанс, що Вам відкриють теж збільшується. Пишіть і подавайте проекти на участь у різник конкурсах, і врешті решт – десь та й “вистрілить”.

А отримавши перемогу один раз – далі Вам буде важко зупинитися!

Перемагай той, хто мріє!

Ну і Україна, звісно!

Стаття була підготовлена в рамках проєкту “Інституційна підтримка креативного Хабу “Суми”, який реалізує громадська організація “Клуб ШАНС” (м.Суми) у 2023 році.

Ця підтримка є частиною зусиль, спрямованих на допомогу партнерським громадам України у розміщені ВПО та піклуванні про цих людей, яка здійснюється в рамках проєкту “Програма ЄС Міцні Регіони – Спеціальна програма підтримки України”, що співфінансується Європейським Союзом та Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ) та реалізується GIZ Ukraine.

Зміст статті належить виключно до відповідальності громадської організації “Клуб ШАНС” і не обов’язково відображає погляди Європейського Союзу, Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ) і Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ).